Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

der Bildungs- & Tagungshäuser Vierzehnheiligen

Stand Februar 2025

I. Geltungsbereich

1. Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die mietweise Überlassung von Konferenz-, Bankett- und Seminarräumen der Bildungs- & Tagungshäuser zur Durchführung von Veranstaltungen wie Banketten, Seminaren, Tagungen, Ausstellungen und Präsentationen etc. sowie für alle damit zusammenhängenden Leistungen und Lieferungen der Bildungs- & Tagungshäuser.
2. Geschäftsbedingungen des Kunden finden nur Anwendung, wenn dies vorher ausdrücklich schriftlich vereinbart wurden.

 

II. Öffnungszeiten des Hauses/Rezeption/Mahlzeiten

1. Die festen Öffnungszeiten der Rezeption sind Montag bis Freitag von 07:30 bis 20:00 Uhr, Samstag und Sonntag von 08:00 bis 12:00 Uhr. Bei Bedarf / nach Absprache kann eine längere Öffnungszeit gegen ein Entgelt von EUR 50,00 / Stunde vereinbart werden.
2. Unser Mahlzeiten können zu folgenden Zeiten eingenommen werden:

                        Frühstück:                    07:00 bis 09:00 Uhr

                        Mittagessen:                12:00 bis 13:30 Uhr

                        Abendessen:                18:00 bis 19:30 Uhr

Bei Bedarf / nach Absprache können auch diese angepasste werden. Längere Zeiten werden mit einem Entgelt von EUR 30,00 / pro Stunde und Mitarbeiter vereinbart

III. Vertragsabschluss

1. Der Veranstaltungsvertrag kommt durch schriftliche Annahme des von den Bildungs- & Tagungshäusern abgegebenen Angebots durch den Kunden innerhalb der vorgegebenen Optionsfrist zustande.
2. Ist der Kunde / Besteller nicht der Veranstalter selbst bzw. wird vom Veranstalter ein gewerblicher Vermittler oder Organisator eingeschaltet, so haftet der Veranstalter zusammen mit dem Kunden / Besteller gesamtschuldnerisch für alle Verpflichtungen aus dem Vertrag, sofern den Bildungs- & Tagungshäusern eine entsprechende Erklärung des Bestellers, Vermittlers oder Organisators vorliegt. Davon unabhängig ist der Besteller verpflichtet, alle buchungsrelevanten Informationen des Veranstalters, insbesondere dessen Identität und Adresse, vor Vertragsabschluss den Bildungs- & Tagungshäusern schriftlich mitzuteilen und alle buchungsrelevanten Informationen der Bildungs- & Tagungshäuser, insbesondere diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen, an den Dritten weiterzuleiten.

IV. Leistungen/Preise/Zahlung

1. Die Bildungs- & Tagungshäuser sind verpflichtet, die vom Kunden bestellten und von den Bildungs- & Tagungshäusern zugesagten Leistungen nach Maßgabe dieser AGB zu erbringen.
2. Der Vertragspartner ist verpflichtet, die für diese und weitere in Anspruch genommenen Leistungen vereinbarten bzw. üblichen Preise der Bildungs- & Tagungshäuser zu zahlen. Dies gilt auch für in Verbindung mit der Veranstaltung stehende Leistungen und Auslagen der Bildungs- & Tagungshäuser gegenüber Dritten, soweit die Auslagen und Leistungen vertraglich vereinbart oder von dem Vertragspartner genehmigt wurden.
3. Die vereinbarten Preise schließen die jeweilige gesetzliche Mehrwertsteuer ein. Werden im Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Veranstaltung die gesetzlichen Vorgaben erhöht, sind die Bildungs- & Tagungshäuser berechtigt, diese Erhöhungen an den Kunden weiterzugeben. Überschreitet der Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Veranstaltung vier Monate und erhöht sich der von den Bildungs- & Tagungshäusern allgemein für derartige Leistungen berechnete Preis, so kann der vertraglich vereinbarte Preis angemessen, höchstens jedoch um 5% erhöht werden.
4. Rechnungen von den Bildungs- & Tagungshäusern sind sofort ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Bei Zahlungsverzug sind die Bildungs- & Tagungshäuser berechtigt, bankübliche Verzugszinsen zu berechnen. Für jede Mahnung nach Verzugseintritt können die Bildungs- & Tagungshäuser eine Mahngebühr von € 7,00 erheben.
5. Die Bildungs- & Tagungshäuser sind berechtigt, bei Vertragsabschluss oder danach eine angemessene Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung und deren Fälligkeit können im Vertrag schriftlich vereinbart werden. Die Bildungs- & Tagungshäuser sind ferner berechtigt, während der Dauer der Veranstaltung aufgelaufene Forderungen durch die Erteilung einer Zwischenrechnung jederzeit fällig zu stellen und unverzügliche Zahlung zu verlangen.
6. Der Veranstalter verzichtet darauf, den Rechnungen Aufrechnungs-, Zurückbehaltungs- oder Minderungsrechte entgegenzusetzen, sondern etwaige eigene Ansprüche – soweit sie nach dem Gesetz und diesen Bedingungen bestehen können – gesondert geltend zu machen.

 V. Rücktritt des Vertragspartners, Optionsbuchung, Änderung, Stornierung

1. Ein kostenfreier Rücktritt des Kunden von dem den Bildungs- & Tagungshäusern geschlossenen Vertrag bedarf der schriftlichen Zustimmung der Bildungs- & Tagungshäuser. Erfolgt diese nicht, so bleibt der Vertragspartner zur Zahlung der vereinbarten Bereitstellungskosten/Verpflegungskosten (Raummiete oder Anteil der Raummiete an der Tagungspauschale, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten) gemäß Vertrag sowie der bei Dritten veranlassten Leistungen verpflichtet, soweit nicht die Bildungs- & Tagungshäuser die für den Vertragspartner vorgesehenen Räume und Leistungen während des vereinbarten Reservierungszeitraumes anderweitig zumindest zu gleichen Preisen vermieten konnte.
2. Haben die Bildungs- & Tagungshäuser dem Vertragspartner eine Option eingeräumt, kann dieser innerhalb der eingeräumten Optionsfrist ohne weitere Rechtsfolgen durch eine schriftliche Rücktrittserklärung vom Vertrag zurücktreten. Nach Ablauf der vertraglich festgelegten Optionsfrist verfallen die optionierten Leistungen automatisch.
3. Sofern zwischen den Bildungs- & Tagungshäusern und dem Kunden ein Termin zum kostenfreien Rücktritt vom Vertrag schriftlich vereinbart wurde, kann der Kunde bis dahin vom Vertrag zurücktreten, ohne Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche der Bildungs- & Tagungshäuser auszulösen. Das Rücktrittsrecht des Kunden erlischt, wenn er nicht bis zum vereinbarten Termin sein Recht zum Rücktritt schriftlich gegenüber der Bildungs- & Tagungshäuser ausübt.
4. Wird eine Veranstaltungs- / Übernachtungsbuchung vom Kunden storniert, sind die Bildungs- & Tagungshäuser berechtigt, folgende Stornierungsgebühren / Ausfallgebühren in Rechnung zu stellen:                                                                               

a) Absage der gesamten Veranstaltung inkl. Hotelzimmer:

            - Stornierung bis 8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn:                                         30 EUR Bearbeitungsgebühr

            - Stornierung bis 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn:                                         20% vom geplanten Gesamtumsatz

            - Stornierung bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn:                                          50% vom geplanten Gesamtumsatz

            - Stornierung bis 2 Wochen von Veranstaltungsbeginn:                                         80% vom geplanten Gesamtumsatz

            - Stornierung bis 1 Woche vor Veranstaltungsbeginn:                                           100% vom geplanten Gesamtumsatz

 b) Absage von Leistungen, Raummieten, Verpflegung etc.:

            - Stornierung bis 8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn:                                           30 EUR Bearbeitungsgebühr

            - Stornierung bis 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn:                                           20% vom geplanten Gesamtumsatz

            - Stornierung bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn:                                           50% vom geplanten Gesamtumsatz

            - Stornierung bis 2 Wochen von Veranstaltungsbeginn:                                          80% vom geplanten Gesamtumsatz

            - Stornierung bis 1 Woche vor Veranstaltungsbeginn:                                             100% vom geplanten Gesamtumsatz

c) Eine Reduzierung der Teilnehmerzahl ist:

            - bis 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn für bis zu 30%(*) der geplanten Teilnehmer kostenfrei

            - bis 1 Woche vor Veranstaltungsbeginn für bis zu 20%(*) der geplanten Teilnehmer kostenfrei

            - bis 3 Werktage vor Veranstaltungsbeginn für bis zu 10%(*) der geplanten Teilnehmer kostenfrei

             (*Teilnehmeranzahl zum Zeitpunkt der Stornierung)

d) Stornierung der Hotelzimmer mit Rahmen der Veranstaltung:

            - Stornierung bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn:                                           kostenfrei

            - Stornierung bis 1 Wochen vor Veranstaltungsbeginn:                                           50% auf vereinbarte Leistung

            - 0-6 Tage vor Veranstaltungsbeginn:                                                                       100% auf vereinbarte Leistung

e)     Stornierung bei Einzelreisenden/Geschäftsreisende/Privatgästen ohne Veranstaltung:

            - Stornierung bis 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn:                                           kostenfrei

            - Stornierung bis 1 Tag vor Anreise:                                                                          50% der vereinbarten Leistung

            - Stornierung am Anreisetag:                                                                                    100% der vereinbarten Leistung

f)     Stornierung einer Buchungen von Seminaren aus unserem Hausprogramm/Privatgäste:

            - Stornierung bis 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn:                                           kostenfrei

            - Stornierung bis 1 Tag vor Anreise:                                                                          50% der vereinbarten Leistung

            - Stornierung am Anreisetag:                                                                                    100% der vereinbarten Leistung

Unter vereinbarten Leistungen werden alle Leistungen wie Seminarraumbuchungen (inkl. Medien), Übernachtungen, sowie alle Verpflegungsleistungen verstanden.

 

VI. Rücktritt der Bildungs- & Tagungshäuser

1. Sofern ein kostenfreies Rücktrittsrecht des Kunden innerhalb einer bestimmten Frist schriftlich vereinbart wurde, sind die Bildungs- & Tagungshäuser in diesem Zeitraum seinerseits berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Kunden nach den vertraglich gebuchten Seminarräumen und –leistungen vorliegen und der Kunde auf Rückfrage der Bildungs- & Tagungshäuser auf sein Recht zum Rücktritt nicht verzichtet.
2. Wird eine vereinbarte oder gemäß Klausel IV Nr. 5 verlangte Vorauszahlung auch nach Verstreichen einer von den Bildungs- & Tagungshäusern angesetzten angemessenen Nachfrist mit Ablehnungsdrohung nicht geleistet, so liegt ein schuldhaftes Verhalten des Vertragspartners vor, welcher den Bildungs- & Tagungshäusern zum Rücktritt vom Vertrag unter Berechnung von Schadensersatzleistungen gemäß Klausel V Nr. 4 berechtigt.
3. Ferner sind die Bildungs- & Tagungshäuser berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund fristlos vom Vertrag zurückzutreten, beispielsweise falls

• höhere Gewalt oder andere vom den Bildungs- & Tagungshäusern nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrags unmöglich machen
• Veranstaltungen unter irreführenden oder falschen Angaben wesentlicher Tatsachen, z.B. des Kunden oder Zwecks, gebucht werden
• die Bildungs- & Tagungshäuser begründeten Anlass zu der Annahme haben, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehender Bildungs- & Tagungshäuser in der Öffentlichkeit gefährden können, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. Organisationsbereich der Bildungs- & Tagungshäuser zuzuordnen sind
• ein Verstoß gegen Klausel I Nr. 2 vorliegt
• die Bildungs- & Tagungshäuser von Umständen Kenntnis erlangt, dass sich die Vermögensverhältnisse des Vertragspartners nach Vertragsabschluss wesentlich verschlechtert haben, insbesondere wenn der Kunde fällige Forderungen der Bildungs- & Tagungshäuser nicht ausgleicht oder keine ausreichende Sicherheitsleistung bietet und deshalb Zahlungsansprüche der Bildungs- & Tagungshäuser gefährdet erscheinen
• der Vertragspartner über sein Vermögen einen Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens gestellt, eine eidesstattliche Versicherung nach § 807 Zivilprozessordnung abgegeben, ein außergerichtliches der Schuldenregulierung dienendes Verfahren eingeleitet oder seine Zahlungen eingestellt hat
• ein Insolvenzverfahren über das Vermögen des Vertragspartners eröffnet oder die Eröffnung desselben mangels Masse oder aus sonstigen Gründen abgelehnt wird

4. Die Bildungs- & Tagungshäuser haben den Vertragspartner von der Ausübung des Rücktrittsrechts schriftlich in Kenntnis zu setzen. In den vorgenannten Fällen des Rücktritts entsteht kein Anspruch des Vertragspartners auf Schadensersatz.

VII. Abwicklung der Veranstaltung

1. Soweit die Bildungs- & Tagungshäuser für den Vertragspartner auf dessen Veranlassung technische und sonstige Einrichtungen von Dritten beschafft, handelt es im Namen, in Vollmacht und für Rechnung des Vertragspartners. Der Vertragspartner haftet für die pflegliche Behandlung und die ordnungsgemäße Rückgabe. Es stellt die Bildungs- & Tagungshäusern von allen Ansprüchen Dritter aus der Überlassung dieser Einrichtungen frei.
2. Die Verwendung von eigenen elektrischen Anlagen und Geräten des Bestellers oder Veranstalters unter Nutzung des Stromnetzes der Bildungs- & Tagungshäuser bedarf dessen vorheriger schriftlicher Einwilligung. Durch die Verwendung dieser Geräte und Anlagen auftretende Störungen oder Beschädigungen an den technischen Anlagen der Bildungs- & Tagungshäuser gehen zu Lasten des Vertragspartners. Die durch die Verwendung entstehenden Stromkosten können die Bildungs- & Tagungshäuser pauschal erfassen und berechnen.
3. Die Bildungs- & Tagungshäuser bemühen sich, Störungen an von ihm zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen auf unverzügliche Rüge des Vertragspartners hin umgehend zu beseitigen. Zahlungen können vom Vertragspartner nicht zurückbehalten oder gemindert werden, soweit die Bildungs- & Tagungshäuser diese Störungen nicht zu vertreten haben.
4. Der Vertragspartner hat alle für die Durchführung der Veranstaltung gegebenenfalls notwendigen behördlichen Erlaubnisse auf eigene Kosten zu beschaffen. Ihm obliegt die Einhaltung dieser Erlaubnisse sowie aller sonstigen öffentlich-rechtlichen Vorschriften in Zusammenhang mit der Veranstaltung. Der Vertragspartner hat die im Rahmen selbst arrangierter Musikdarbietung und Beschallung erforderlichen Formalitäten und Abrechnungen eigenverantwortlich mit den zuständigen Institutionen (z.B. GEMA) abzuwickeln.
5. Der Vertragspartner darf Namen, Markenzeichen und Abbildungen der Bildungs- & Tagungshäuser im Rahmen der Bewerbung seiner Veranstaltung nur nach vorheriger Abstimmung mit den Bildungs- & Tagungshäusern nutzen.

VIII. An- und Abreise, Änderung der Veranstaltungszeit, Umbauarbeiten im Veranstaltungsraum

1. Der Vertragspartner erwirbt keinen Anspruch auf die Bereitstellung bestimmter Zimmer oder Tagungsräume, es sei denn, die Bildungs- & Tagungshäuser haben die Bereitstellung bestimmter Zimmer oder Tagungsräume ausdrücklich schriftlich bestätigt.
2. Gebuchte Zimmer stehen dem Vertragspartner ab 14:00 Uhr des vereinbarten Anreisetages zur Verfügung. Eine frühere Bereitstellung muss mit den Bildungs- & Tagungshäusern schriftlich vereinbart werden. Gebuchte Zimmer sind vom Vertragspartner oder den entsprechenden Veranstaltungsteilnehmern bis spätestens 18:00 Uhr des vereinbarten Anreisetages in Anspruch zu nehmen. Sofern nicht ausdrücklich eine spätere Ankunftszeit vereinbart wurde, haben die Bildungs- & Tagungshäuser das Recht, gebuchte Zimmer nach 18:00 Uhr anderweitig zu vergeben, ohne dass der Vertragspartner hieraus Ersatzansprüche herleiten kann. Den Bildungs- & Tagungshäusern steht insoweit ein Rücktrittsrecht zu.
3. Am vereinbarten Abreisetag sind die Zimmer den Bildungs- & Tagungshäuser spätestens um 09:30 Uhr geräumt zur Verfügung zu stellen. Danach können die Bildungs- & Tagungshäuser für die zusätzliche Nutzung des Zimmers bis 12:00 Uhr EUR 25,00, und ab 14:00 Uhr den vollen gültigen Logispreis in Rechnung stellen.
4. Verschieben sich die vereinbarten Anfangs- oder Schlusszeiten der Veranstaltung ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Bildungs- & Tagungshäuser, so können die Bildungs- & Tagungshäuser zusätzliche Kosten für die Vorhaltung von Personal und Ausstattung in Rechnung stellen, es sei denn, die Bildungs- & Tagungshäuser haben die Verschiebung zu vertreten. Gehen Veranstaltungen über die festen Öffnungszeiten hinaus, so können die Bildungs- & Tagungshäuser dem Auftraggeber zusätzlich den Lohnkostenaufwand für das Bedienungspersonal (Grundlohn, Nacht- und Überstundenzuschläge) zuzüglich 60% Lohnnebenkostenaufschlag gesondert in Rechnung stellen.
5. Für Umbauarbeiten (z. B. während der Mittagspause von einer parlamentarischen Bestuhlung auf Kinobestuhlung) wird ein Pauschalbetrag von EUR 50,00 pro Mitarbeiter und angefangener Stunde in Rechnung gestellt.
6. Die Bildungs- & Tagungshäuser Vierzehnheiligen behalten sich das vor, aus organisatorischen Gründen die Veranstaltung ins benachbarte Haus Frankenthal bzw. Diözesanhaus oder in einen Größen entsprechenden Raum zu verschieben. Wenn möglich, teilen wir Ihnen die Änderung bereits vorher mit.

 

IX. Mitbringen von Speisen und Getränken, Mitbringen sonstiger Gegenstände und deren Entsorgung

1. Das Mitbringen von eigenen Speisen und Getränken ist nicht gestattet. Ausnahmen bedürfen einer Vereinbarung mit den Bildungs- & Tagungshäusern, die in Textform erfolgen soll. Die Bildungs- & Tagungshäuser können die Zustimmung von der Berechnung eines Beitrags zur Deckung der Gemeinkosten abhängig machen.
2. Dekorationsmaterial und sonstige Ausstattungsgegenstände für die Veranstaltung kann der Veranstalter nach vorheriger Absprache innerhalb von 24 Stunden vor Veranstaltungsbeginn anliefern. Die Anbringung von Dekorationsmaterial und ähnlichem an Wänden, Decken usw. ist ohne Zustimmung der Bildungs- & Tagungshäuser nicht gestattet. Solches Material muss den feuerpolizeilichen Anforderungen entsprechen, im Zweifelsfall holt der Auftraggeber die Zustimmung der Abteilung Brandschutz der Stadt Bad Staffelstein oder des Landkreis Lichtenfels ein. Die mitgebrachten Ausstellungs- oder sonstigen Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung unverzüglich zu entfernen. Zurückgelassene Gegenstände dürfen die Bildungs- & Tagungshäuser auf Kosten des Vertragspartners entfernen und einlagern lassen. Ist die Entfernung mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden, können die Bildungs- & Tagungshäuser die Gegenstände im Veranstaltungsraum belassen und für die Dauer des Verbleibs die jeweilige Raummiete berechnen. Mitgebrachte Ausstellungs- oder sonstige, auch persönliche Gegenstände befinden sich auf Gefahr des Vertragspartners in den Seminarräumen bzw. in den Bildungs- & Tagungshäusern. Die Bildungs- & Tagungshäuser übernehmen für Verlust oder Beschädigung keine Haftung.
3. Verpackungsmaterial (Kartonagen, Kisten, Kunststoff etc.), das im Zusammenhang mit der Belieferung der Veranstaltung durch den Vertragspartner oder Dritte anfällt, muss vor oder nach der Veranstaltung vom Vertragspartner entsorgt werden. Sollte der Vertragspartner Verpackungsmaterial in den Bildungs- & Tagungshäusern zurücklassen, sind die Bildungs- & Tagungshäuser zur Entsorgung auf Kosten des Vertragspartners berechtigt.

X. Rauch-/Feuerverbot und Brand

1. Im gesamten besteht absolutes Rauch-/Feuerverbot.
2. Kosten, die durch einen fahrlässig ausgelösten Alarm entstehen, werden dem Verursacher bzw. dem Veranstalter in Rechnung gestellt.

XI. Haftung des Vertragspartners

1. Für Schäden und Verlust an Einrichtungen und Inventar der Bildungs- & Tagungshäuser während der Dauer der Veranstaltung steht der Vertragspartner ein, ohne dass es eines Nachweises des Verschuldens durch die Bildungs- & Tagungshäuser bedarf. Die Bildungs- & Tagungshäuser können vom Vertragspartner zur Absicherung von eventuellen Schäden die Stellung angemessener Sicherheiten (z. B. Versicherungen, Kautionen, Bürgschaften) verlangen.

XII. Haftung der Bildungs- & Tagungshäuser

1. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen der Bildungs- & Tagungshäuser auftreten, werden sich die Bildungs- & Tagungshäuser auf unverzügliche Rüge des Vertragspartners bemühen, für Abhilfe zu sorgen. Unterlässt es der Vertragspartner, einen Mangel den Bildungs- & Tagungshäusern anzuzeigen, so tritt ein Anspruch auf Minderung des vertraglich vereinbarten Entgelts nicht ein.
2. Für Schäden und Verlust von eingebrachten Gegenständen des Vertragspartners und der Veranstaltungsteilnehmer schließen die Bildungs- & Tagungshäuser wegen der Vielzahl der beteiligten Personen jede eigene Haftung aus.
3. Nachrichten, Post und Warensendungen für den Vertragspartner und die Teilnehmer der Veranstaltung werden mit Sorgfalt behandelt. Die Bildungs- & Tagungshäuser übernehmen die Zustellung, Aufbewahrung und – auf Wunsch – gegen Entgelt die Nachsendung derselben sowie auf Anfrage auch für Fundsachen. Schadensersatzansprüche sind ausgeschlossen.

XIII. Schlussbestimmungen

1. Änderungen oder Ergänzungen des Vertrages, der Antragsannahme oder dieser Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen sollen schriftlich erfolgen. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen durch den Vertragspartner sind unwirksam.
2. Erfüllungs- und Zahlungsort für beide Seiten ist Bad Staffelstein/Vierzehnheiligen. Es gilt das Recht der Bundesrepublik
3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen unwirksam oder nichtig sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften.